Se está agora a tomar o primeiro contacto com o mundo empresarial ou está a pensar em criar uma empresa, saiba que o Livro de Actas é importante. Quer saber mais um pouco?

Por uma questão de agilidade, abordaremos a questão do Livro de Actas nas sociedades por quotas (aplicável às sociedades unipessoais por quotas) e às sociedades anónimas. A organização dos documentos societários e das deliberações adoptadas é normalmente descurada pela maioria dos empresários mas, em boa verdade, é necessário notar que estamos perante a forma como se manifesta a vontade da sociedade e dos seus sócios/accionistas, sendo muito importante manter este tipo de documentos organizado, em lugar seguro e hábil a poder ser utilizado em qualquer momento.

O Código das Sociedades Comerciais é parco em referências a requisitos formais dos Livros de Actas. Não há qualquer problema que as actas sejam redigidas à mão ou a computador, contanto que venham a integrar um sistema organizado e contínuo nesse mesmo livro. Assim, tanto pode comprar um livro de actas (o mais conhecido é o da JUFIL) que contém software para elaborar o livro de actas como pode realizar o seu próprio livro de actas, desde que contenha todos os requisitos mínimos apontados na Lei. Se entrar em contacto comigo, poder-lhe ei disponibilizar o meu próprio modelo.

O artigo 63.º do Código das Sociedades Comerciais (CSC), no seu número 1, estabelece que “as deliberações dos sócios só podem ser provadas pelas atas das assembleias ou, quando sejam admitidas deliberações por escrito, pelos documentos donde elas constem.” Quer isto dizer que as atas assumem uma relevância muito importante em matéria probatória das deliberações adoptadas pelos sócios/accionistas em sede de Assembleias Gerais. A redução a escrito de uma deliberação, em face desta importância, é igualmente aplicável no caso das sociedades unipessoais.

Cada uma das actas elaboradas deve de conter requisitos mínimos que se encontram especificados no número 2 do artigo 63.º do CSC, sendo que há documentos que poderão ser considerados como anexo à mesma (p. ex. alínea d) do número 2 do artigo 63.ºCSC ou outros como Balanço, Balancete, etc.)

Sempre que algum imprevisto leve a que as actas sejam registadas em folhas soltas (p. ex. não se sabe do livro), “(…) deve a gerência ou a administração, o presidente da mesa da assembleia geral e o secretário, quando os houver, tomar as precauções e medidas necessárias a impedir a sua falsificação.” Do meu ponto de vista, este dever deve ser concretizado com a maior brevidade possível através da integração das folhas soltas no livro de actas e com a manifestação dessa ocorrência na primeira folha branca disponível, referindo-se que se seguirão x folhas soltas relativas à assembleia geral realizada no dia y.

Cumpre relembrar que “nenhum sócio tem o dever de assinar as atas que não estejam consignadas no respetivo livro ou nas folhas soltas, devidamente numeradas e rubricadas”, conforme estipula o número 8 do artigo 63.º do CSC, o que bem se compreende em virtude da necessidade de assegurar a segurança jurídica num documento tão fundamental e importante.

O livro de atas deve existir para reproduzir as deliberações tomadas em sede de Assembleia Geral das Sociedades mas, igualmente, para reproduzir as deliberações adoptadas pelos órgãos executivos, como sejam o Conselho de Administração ou quando existe mais do que um Gerente na Sociedade por Quotas. Trata-se de uma questão de segurança para os próprios membros do órgão estatutário.

Por último, gostaria de salientar que, tendencialmente, a primeira acta de uma sociedade por quotas será destinada a deliberar relativamente à remuneração ou não da Gerência, facto que se reveste da maior importância para efeitos de descontos dos MOE para a Segurança Social.

Qualquer dúvida ou questão, pode sempre utilizar o Fórum relativo às Empresas, deixar o seu comentário abaixo ou contactar-nos.